Comprar una vivienda de obra nueva no solo implica estrenar piso, sino también integrarse en una comunidad de propietarios que, en muchos casos, aún no existe como tal. Es habitual que, tras la entrega de llaves, los nuevos vecinos se enfrenten por primera vez a cuestiones de gestión colectiva: mantenimiento del edificio, contratación de servicios o reparto de gastos comunes. Todo ello requiere formalizar la constitución de la comunidad. Aunque esta existe legalmente desde que se inscribe la división horizontal en el Registro de la Propiedad, para que funcione de forma práctica hay que activar una serie de pasos administrativos esenciales. Aquí te explicamos cómo se crea una comunidad de propietarios desde cero, paso a paso.
¿Qué es el título constitutivo y por qué es importante?
El punto de partida es el título constitutivo de propiedad horizontal. Este documento lo suele inscribir el promotor antes de la entrega de viviendas. Define el edificio, describe los elementos comunes y las fincas independientes (pisos, locales) y asigna a cada una un coeficiente de participación. Es clave porque fija las bases legales para repartir gastos y derechos. No se trata de algo que los vecinos deban redactar o modificar al principio, salvo casos muy particulares. En la práctica, lo importante es tener constancia de su existencia y saber que es el marco legal que regula la comunidad.
Primera junta de propietarios: punto de arranque
El primer paso real para constituir la comunidad es celebrar una junta de propietarios. Suele convocarla el promotor o, si ya ha entregado todas las viviendas, lo puede hacer cualquiera de los propietarios. En esta reunión se nombra al presidente, cargo obligatorio por ley, y si se desea también al vicepresidente, secretario o administrador. Se aprueba un presupuesto provisional para gastos comunes, se acuerda abrir una cuenta bancaria a nombre de la comunidad y se pueden establecer unas normas básicas de convivencia. Todos estos acuerdos deben recogerse en un acta firmada por el presidente y el secretario, que será la base para realizar los siguientes trámites administrativos.
Solicitud del CIF: primer trámite fiscal de la comunidad
Uno de los pasos esenciales tras la junta es solicitar el CIF (Código de Identificación Fiscal) de la comunidad en la Agencia Tributaria. Este número permite operar legalmente, contratar servicios y abrir una cuenta bancaria. El trámite se realiza mediante el modelo 036, y requiere presentar el acta de la junta constituyente, el DNI del presidente, copia del título constitutivo y, si hay, el contrato del administrador. Es habitual que este trámite lo gestione el administrador o, en su defecto, el propio presidente o un propietario delegado. Sin el CIF, la comunidad no puede desarrollar su actividad de forma legal ni emitir o recibir facturas.
Apertura de cuenta bancaria: gestión financiera transparente
Con el CIF en mano, la comunidad puede abrir una cuenta bancaria a su nombre. Es un paso fundamental para la buena gestión del edificio. Esta cuenta debe ser independiente y exclusiva de la comunidad. No debe estar a nombre de ningún vecino ni utilizar cuentas personales. El banco requerirá el CIF, el acta de nombramiento de cargos y la identificación de los autorizados. Desde esta cuenta se gestionarán los pagos a proveedores, el cobro de cuotas, seguros, suministros y cualquier otro gasto colectivo. Contar con una cuenta común facilita la trazabilidad de movimientos y evita malentendidos.
Contratación de servicios esenciales
A partir de este momento, la comunidad puede contratar los servicios básicos que necesita: limpieza de zonas comunes, mantenimiento del ascensor, suministro de luz y agua para el portal o garaje, seguros multirriesgo y otros servicios habituales. A veces, el promotor deja firmados contratos provisionales para cubrir los primeros meses, pero será la comunidad quien decida si mantenerlos, cancelarlos o renegociarlos. También es posible —y recomendable— contratar un administrador de fincas que asuma las tareas contables, legales y de gestión ordinaria. En comunidades medianas o grandes, esta figura aporta profesionalidad y descarga de responsabilidades al presidente y demás vecinos.
Aprobación de presupuestos y cuotas de propietarios
En la misma primera junta o en una posterior, los vecinos deben aprobar un presupuesto anual y establecer las cuotas que cada propietario deberá abonar. Estas cuotas se calculan en función del coeficiente de participación asignado a cada vivienda. Además, es obligatorio por ley constituir un fondo de reserva que represente al menos el 10 % del presupuesto. Este fondo se destina a reparaciones urgentes, obras de conservación o mejoras necesarias. Establecer unas cuotas claras y un fondo adecuado desde el principio evita problemas económicos y garantiza el buen mantenimiento del inmueble.
Libro de actas: control documental y legalidad
Aunque no es obligatorio registrar el libro de actas, es muy recomendable hacerlo en el Registro de la Propiedad. En él se recogen los acuerdos tomados en las juntas y sirve como soporte legal ante terceros, entidades financieras o en procedimientos judiciales. El libro debe estar custodiado por el secretario de la comunidad, o por el administrador si así se decide. Tenerlo diligenciado aporta orden, transparencia y seguridad jurídica.
¿Qué pasa si no se constituye formalmente la comunidad?
En algunos casos, los vecinos no formalizan la comunidad en los primeros meses tras la entrega de llaves. Esto genera problemas como la imposibilidad de contratar servicios básicos, dificultad para cobrar cuotas, falta de control en las decisiones, o incluso conflictos entre vecinos. Además, la Ley de Propiedad Horizontal se aplica igualmente, por lo que los propietarios están sujetos a obligaciones legales aunque no hayan hecho estos pasos. No constituir la comunidad no evita responsabilidades; solo complica su gestión.
¿Es obligatorio tener administrador?
No. El administrador no es obligatorio por ley, pero es altamente recomendable. Un buen administrador se encarga de convocar juntas, preparar presupuestos, llevar la contabilidad, tramitar seguros, gestionar incidencias, reclamar impagos y asesorar jurídicamente. En comunidades pequeñas, los propietarios pueden asumir esa labor directamente, pero si se quiere eficiencia, neutralidad y evitar conflictos internos, delegar en un profesional es una decisión acertada desde el inicio.
Conclusión
Constituir una comunidad de propietarios desde cero es un proceso legal y organizativo que todo edificio nuevo debe afrontar. Aunque pueda parecer complejo, los pasos son claros: verificar el título constitutivo, celebrar la primera junta, nombrar cargos, solicitar el CIF, abrir una cuenta, contratar servicios, aprobar cuotas y, si se desea, nombrar un administrador. Todos estos pasos garantizan el funcionamiento legal y eficiente de la comunidad, evitan futuros conflictos y aseguran el mantenimiento correcto del edificio.
Organizarse desde el primer día con responsabilidad y colaboración entre vecinos permite establecer una base sólida para convivir, tomar decisiones y proteger el valor del inmueble. La constitución de la comunidad no es un simple trámite: es el inicio real de la vida compartida en el edificio.
