En muchas comunidades de propietarios surge una pregunta habitual: si ya existe un administrador de fincas, ¿cuál es entonces el papel del presidente? ¿Quién tiene realmente la capacidad de decisión? ¿Qué funciones desempeña cada uno? Para evitar conflictos de competencias y malentendidos entre vecinos, es importante entender con claridad qué hace el presidente cuando hay un administrador profesional gestionando la comunidad.
Este artículo explica de forma práctica y legal el reparto de funciones entre ambas figuras, y aclara quién toma las decisiones en la comunidad de propietarios.
Qué dice la Ley de Propiedad Horizontal
La Ley de Propiedad Horizontal (LPH) establece que toda comunidad de propietarios debe contar con un presidente, cargo que es obligatorio, y que puede tener además un administrador, que es opcional. Cuando la comunidad decide contratar a un administrador de fincas colegiado, lo hace generalmente para contar con una gestión más técnica, profesional y eficiente en temas económicos, legales, administrativos y de mantenimiento. Sin embargo, la presencia del administrador no elimina la figura del presidente, ni le resta sus funciones básicas.
Ambos cargos deben convivir y trabajar de forma coordinada, porque la ley les asigna tareas diferentes pero complementarias.
Funciones del presidente de la comunidad
El presidente es elegido entre los propietarios mediante votación en junta. Representa legalmente a la comunidad y tiene funciones clave que no puede delegar. Entre sus principales responsabilidades destacan:
- Representación legal de la comunidad ante terceros (bancos, proveedores, administraciones públicas o juzgados).
- Firma de contratos, autorizaciones, documentos contables y otros trámites en nombre de la comunidad.
- Convocatoria de juntas ordinarias y extraordinarias, en colaboración con el administrador.
- Supervisión de la ejecución de los acuerdos aprobados por los vecinos en junta.
- Mediación en conflictos entre propietarios y resolución de situaciones urgentes.
El presidente no tiene por qué tener formación técnica, pero actúa como máxima autoridad representativa de la comunidad, siendo el enlace entre los propietarios, el administrador y el exterior.
Funciones del administrador de fincas
El administrador es una figura profesional que se encarga de gestionar el funcionamiento diario de la comunidad. Sus funciones están también recogidas en la LPH y suelen ser las siguientes:
- Gestión económica: control de gastos e ingresos, elaboración de presupuestos, seguimiento de pagos y cobros, y reclamación a propietarios morosos.
- Coordinación del mantenimiento: contratación de servicios de limpieza, seguros, vigilancia, ascensores, jardinería, etc. También solicita presupuestos, supervisa obras y gestiona reparaciones.
- Asesoramiento legal y técnico: informa sobre obligaciones legales, posibles sanciones o cumplimiento de normativas.
- Organización y documentación de juntas: redacción y envío de convocatorias, preparación de órdenes del día, redacción de actas y custodia de libros oficiales.
- Atención al propietario: canalización de incidencias, resolución de consultas, emisión de certificados y gestión de comunicados.
El administrador actúa bajo la supervisión del presidente y debe ejecutar los acuerdos aprobados por la junta de propietarios.
¿Quién manda realmente?
La respuesta es sencilla: ni el presidente ni el administrador tienen poder absoluto. La autoridad máxima en una comunidad de propietarios es la junta, compuesta por todos los vecinos. Son los propietarios quienes, mediante votación, aprueban presupuestos, obras, normas internas, demandas judiciales, ceses de cargos y otras decisiones relevantes.
El presidente representa a esa junta y vigila que se cumpla lo acordado. El administrador se encarga de gestionar y ejecutar esas decisiones de manera profesional. Ambos pueden proponer iniciativas, pero no tienen capacidad de decisión unilateral en cuestiones importantes que afecten a la comunidad.
Ejemplos prácticos: cómo se reparten las funciones
- Si un vecino no paga sus cuotas: el administrador lo detecta y emite el aviso. El presidente puede validar el requerimiento y, en caso de no resolverse, la junta debe aprobar iniciar acciones legales.
- Si hay que reparar el portal: el administrador pide presupuestos. El presidente puede revisarlos y hacer recomendaciones, pero es la junta quien aprueba la obra. Luego, el administrador la gestiona.
- Si ocurre un problema entre vecinos: el presidente puede actuar como mediador. El administrador puede asesorar legalmente. Si se requiere intervención formal, será la junta la que apruebe qué medidas tomar.
- Si se firma un contrato con una empresa: la documentación la prepara el administrador, pero la firma corresponde al presidente como representante legal.
Qué ocurre si hay conflictos entre presidente y administrador
En ocasiones, la relación entre ambos cargos no es fluida. Puede haber desacuerdos, falta de comunicación o incluso duplicidad de funciones. Esta situación genera desinformación, bloqueos en la gestión y malestar vecinal.
Por eso es fundamental que exista una colaboración estrecha, basada en:
- Comunicación constante entre ambos.
- Transparencia en todas las gestiones y decisiones.
- Respeto por el papel y competencias de cada uno.
- Información clara y accesible para todos los propietarios.
Si la relación no es adecuada, la junta de propietarios tiene la capacidad de cesar a cualquiera de los dos, ya sea mediante nueva elección del presidente o rescisión del contrato del administrador.
¿Puede el presidente tomar decisiones sin el administrador?
Sí, pero con limitaciones. En casos urgentes, como una fuga de agua o un desperfecto que pone en riesgo la seguridad, el presidente puede actuar de forma inmediata. Sin embargo, debe informar posteriormente al administrador y a la junta. No puede tomar decisiones relevantes sin respaldo legal o vecinal.
¿Puede el administrador actuar sin consultar al presidente?
No debería hacerlo. Aunque tenga autonomía técnica para gestionar tareas del día a día, el administrador debe mantener informado al presidente de cualquier gestión relevante y no debe tomar decisiones por su cuenta en asuntos importantes. Su papel es de ejecución y asesoramiento, no de dirección.
Consejos para una buena gestión conjunta
Para que la comunidad funcione correctamente, presidente y administrador deben actuar como un equipo. Algunas recomendaciones prácticas son:
- Reuniones periódicas para revisar temas pendientes.
- Delegación clara de funciones para evitar duplicidades.
- Acceso mutuo a documentación relevante.
- Transparencia en la gestión económica.
- Actuaciones alineadas con lo que aprueba la junta.
Una buena relación entre ambos evita conflictos, agiliza la gestión y mejora la convivencia vecinal.
Conclusión
En una comunidad de propietarios con administrador profesional, el presidente sigue teniendo un papel esencial. Representa legalmente a los vecinos y garantiza que se cumplan los acuerdos tomados. El administrador, por su parte, se encarga de que todo funcione correctamente desde el punto de vista técnico, contable y administrativo.
Ambos cargos tienen funciones distintas pero complementarias. Ninguno de los dos «manda» sobre el otro, porque la verdadera autoridad reside en la junta de propietarios. Solo con una gestión coordinada, transparente y basada en el respeto mutuo, se pueden tomar decisiones acertadas y evitar conflictos que perjudiquen la convivencia y el patrimonio común.
