Elegir un administrador de fincas es una de las decisiones más importantes para cualquier comunidad de propietarios. Una buena elección se traduce en cuentas claras, mantenimiento al día, menos conflictos y más tranquilidad. En esta guía te explico, paso a paso, cómo seleccionar al profesional adecuado con criterios objetivos, qué preguntar en la entrevista y qué señales de alerta vigilar antes de firmar.
1) Define necesidades y objetivos de tu comunidad
Antes de pedir presupuestos, sintetiza qué necesitáis exactamente. No todas las fincas requieren lo mismo y el administrador “perfecto” es el que encaja con vuestro caso:
- Perfil de la finca: nº de viviendas, locales, garaje, zonas comunes, antigüedad, ascensores, piscina, jardines.
- Prioridades: bajar costes, reducir morosidad, plan de mantenimiento, acceder a ayudas para rehabilitación energética, mejorar la convivencia.
- Nivel de servicio esperado: respuesta 24/7, visitas periódicas, canales de comunicación (app, email, teléfono), informes mensuales o trimestrales.
2) Pide al menos tres propuestas comparables
Solicita tres presupuestos con el mismo alcance para poder comparar “manzanas con manzanas”. Pide que detallen:
- Honorarios fijos y variables (por ejemplo, por gestión de derramas u obras).
- Servicios incluidos (contabilidad, juntas, reclamación de impagos, atención de incidencias, visitas, canal 24h).
- Extras y límites (nº de juntas incluidas, coste por acta extraordinaria, desplazamientos, copias, burofaxes).
- Herramientas de gestión: portal del propietario, app, firma digital, tickets de incidencias, panel de morosidad.
3) Verifica colegiación, experiencia y cobertura
La profesionalidad no se presume, se acredita. Comprueba estos mínimos:
- Colegación profesional (garantiza formación, ética y seguro de responsabilidad civil).
- Experiencia en fincas similares (antiguas, con piscina/garaje, con locales, con alto % de morosidad, etc.).
- Seguro de RC y cobertura legal para la comunidad.
- Referencias de otras comunidades gestionadas (mejor si son de la zona).
4) Evalúa su solvencia técnica (mantenimiento, legal y ayudas)
El administrador debe coordinar mantenimiento, asesorar en normativa, impulsar proyectos y tramitar ayudas cuando convenga:
- Mantenimiento: plan anual preventivo, comparativa de proveedores, control de SLA, auditoría de contratos históricos.
- Legal: dominio de Ley de Propiedad Horizontal, juntas, actas, reclamaciones, mediación de conflictos.
- Finanzas: presupuestos realistas, seguimiento mensual, cuadro de mando de gastos/ingresos y morosidad.
- Ayudas y rehabilitación energética: diagnóstico inicial, calendario de subvenciones, tramitación y justificación.
5) Revisa su propuesta de comunicación y transparencia
La comunicación evita conflictos. Pide que te muestren cómo informan a los propietarios:
- Portal o app con saldos, actas, facturas, incidencias, calendario de juntas.
- Compromisos de respuesta (por ejemplo, 24–48h en incidencias no urgentes).
- Informes periódicos (mensuales o trimestrales) y un único punto de contacto por comunidad.
6) Entrevista al candidato: preguntas clave
Reservad 20–30 minutos para entrevistar a cada candidato. Algunas preguntas útiles:
- ¿Qué mejoras propondrías para nuestra finca en los primeros 90 días?
- Enséñanos un informe económico real (con datos anonimizados) y tu cuadro de mando.
- ¿Cómo gestionas la morosidad (plazos, avisos, mediación y reclamación judicial) y qué ratio sueles conseguir?
- Descríbenos tu proceso de incidencias (apertura, priorización, proveedor, cierre, encuesta de satisfacción).
- Un ejemplo de obra grande gestionada (presupuestos, comparativa, control y cierre).
- ¿Tu propuesta incluye visitas periódicas? ¿Con qué frecuencia y con qué acta de visita?
7) Checklist breve para la Junta
- ▢ Necesidades de la comunidad definidas.
- ▢ Tres propuestas comparables y por escrito.
- ▢ Colegiación verificada y seguro de RC en vigor.
- ▢ Herramientas de gestión (portal, app, informes) demostradas.
- ▢ Política de morosidad y mantenimiento claras.
- ▢ Condiciones económicas transparentes (fijos/variables/extras).
- ▢ Referencias locales comprobadas.
8) Señales de alerta antes de firmar
Desconfía si detectas:
- Honorarios opacos o muy bajos con muchos extras ocultos.
- Resistencia a mostrar informes o referencias.
- Ausencia de portal del propietario o trazabilidad de incidencias.
- Subcontratación indiscriminada a los mismos proveedores sin comparativas.
- Falta de compromiso con plazos de respuesta o visitas a finca.
9) Cómo decidir: pondera con una matriz simple
Para objetivar la decisión, puntuad cada propuesta (1 a 5) en estos criterios y sumad:
- Precio y claridad económica (20%)
- Transparencia e informes (15%)
- Gestión de morosidad (15%)
- Plan de mantenimiento (15%)
- Experiencia y referencias (15%)
- Tecnología y comunicación (10%)
- Propuesta de valor para la finca (10%)
La propuesta con mayor puntuación, y que además encaje con la cultura de la comunidad, será la elección más sólida.
10) Contrato: puntos que no deben faltar
Una vez elegida la propuesta, formaliza un contrato claro y equilibrado. Revisa que recoja:
- Alcance de servicios incluidos y extras tasados.
- Honorarios, periodicidad de facturación y revisión de precios.
- Nº de juntas incluidas y coste de extraordinarias.
- Visitas periódicas a finca y actas de visita.
- Compromisos de SLA: tiempos de respuesta e informes.
- Tratamiento de datos (RGPD) y propiedad de la documentación.
- Duración, rescisión y entrega ordenada de documentación al finalizar.
Cláusulas útiles (h4–h6 a modo de guía)
Cláusula de transparencia
Acceso de los propietarios, 24/7, al portal con saldos, actas, facturas y estado de incidencias.
Cláusula de plazos
Compromiso de respuesta: urgencias en menos de 2 horas; incidencias no urgentes en 48 horas hábiles.
Cláusula de salida ordenada
Entrega de documentación física y digital en 10 días hábiles tras la baja, sin costes adicionales.
FAQ: dudas frecuentes antes de votar en Junta
¿Es obligatorio que el administrador esté colegiado? No es legalmente obligatorio, pero muy recomendable por la formación, el control deontológico y el seguro de RC.
¿Quién nombra al administrador? La Junta de Propietarios por mayoría simple, salvo que los estatutos indiquen otra cosa.
¿Podemos cambiar de administrador en cualquier momento? Sí, cumpliendo los plazos y formas de convocatoria, y respetando lo pactado en el contrato.
¿Cómo evitar subidas sorpresivas de honorarios? Incluye en contrato una fórmula de revisión anual y lista de extras con precio cerrado.
Conclusión: elegid valor, no solo precio
El mejor administrador de fincas es el que ofrece transparencia, tecnología, experiencia y propuestas de mejora específicas para vuestra comunidad. Comparad con método, pedid evidencias y formalizad un contrato claro. El ahorro real llega con una gestión profesional que reduce morosidad, evita averías costosas y aprovecha ayudas a tiempo.
¿Buscáis un cambio con garantías?
Administrador de Fincas CEU gestiona comunidades con un modelo basado en datos, informes claros y atención cercana. Si queréis una propuesta a medida para vuestra finca, estaremos encantados de preparar un plan con mejoras concretas para los primeros 90 días.
